Grip op je tijd, rust in je hoofd: plannen als een projectmanager op de Business Day van Thomas More

Geen theorieles, maar je eigen takenlijst

De sessie was gebouwd voor iedereen met meer taken dan uren in de dag. Van de 100 minuten praatten wij er 35. De andere 65 werkten de studenten zelf: vier oefeningen en drie AI-momenten, telkens op de takenlijst die ze bij zich hadden. Op papier, in Outlook, in Planner of in een notitie-app, het maakte niet uit.

We begonnen met drie vragen in Mentimeter. Hoeveel taken staan er op je lijst? Bij hoeveel weet je precies waarom je ze doet? En hoeveel staan er al langer dan twee weken op? Het verschil tussen de eerste twee vragen is de kern van het probleem: veel taken, weinig duidelijk waarom. En taken die al weken blijven liggen, zijn eigenlijk geen prioriteit.

Druk zijn is geen bewijs van vooruitgang

In organisaties noemen we het een projecten-oerwoud: te veel projecten tegelijk, alles loopt en niets raakt af. Op een studentenlijst gebeurt precies hetzelfde. Paper sociologie, statistiek hoofdstuk 3, een shift op zaterdag, een cadeau voor je zus, een presentatie voor marketing, je kot opruimen. Je springt van taak naar taak en de belangrijke dingen schuiven door naar de week voor de deadline.

Om uit dat oerwoud te raken, leenden we drie woorden uit de projectwereld:

• Portfolio: we selecteren de juiste dingen. Welke doelen kies je dit semester?
• Programma: we doen de juiste dingen. Welke taken brengen je dichter bij die doelen?
• Project: we doen de dingen juist. Hoe plan je die taken haalbaar in?

De meeste mensen beginnen onderaan, met plannen. Wij begonnen bovenaan, met kiezen. In organisaties loopt het net daar mis: niet door luiheid, maar omdat de dagelijkse taken los staan van de doelen. Het gevolg is veel uren en weinig resultaat.

Oefening 1: van doel naar taak

Iedereen schreef maximaal drie doelen op voor deze periode, bijvoorbeeld "slagen voor statistiek", "het groepswerk marketing afronden zonder nachtwerk" of "genoeg verdienen voor mijn kot". Daarna koppelden ze elke taak aan een doel en markeerden ze de taken die bij geen enkel doel horen.

Dan draaiden we de vraag om: haal je je doel met wat er nu op je lijst staat? Wat vaak ontbreekt, is de verwerkingstijd. Eén studiepunt staat voor 25 à 30 uur studietijd, en twee derde daarvan is verwerking buiten de les. Bij 60 studiepunten kom je op 1.500 à 1.800 uur per jaar: gemiddeld 40 uur per week, een voltijdse job. Staat die verwerkingstijd op je lijst, of alleen de lessen?

Een taak zonder doel verdient een beslissing

De lijst wordt daardoor eerst langer. Dus beslis je wat er gebeurt met de taken die aan geen enkel doel hangen:

• Schrap: stop met trekken aan een dood paard, ook al zit er al tijd in.
• Bundel: voeg kleine taken samen in één blok.
• Geef door: kan een groeps- of huisgenoot dit doen?
• Parkeer bewust: zet het op een "later"-lijst, met een datum om er opnieuw naar te kijken. Anders blijft het in je hoofd zitten.

Wat als alles prio 1 is?

In portfolio's zien we het vaak: als de helft van de projecten topprioriteit is, is prio 1 geen keuze meer. Op je takenlijst werkt dat net zo. Alles krijgt een beetje aandacht, niets raakt af en de week voor de deadline betaal je met nachtwerk.

Daarom gebruikten we het afwegingskader dat we ook bij organisaties inzetten. In oefening 2 scoorde iedereen elke taak op twee assen, van 1 tot 3. Impact: hoeveel brengt dit je dichter bij je doelen? Urgentie: hoe snel moet het klaar zijn?

• Must do: doe het nu.
• Should do: plan het in. Hier win je je semester.
• Could do: hou het klein of geef het door.
• Won't do now: schrap of parkeer bewust.

Twijfel je over de impact? Kijk naar je doelen uit oefening 1. Statistiek oefenen voor het examen is een 3: zonder dat haal je je doel niet. Een mail naar je prof over de paper is een 2. Je kot opruimen is een 1. De vraag na de oefening was eenvoudig: hoeveel taken staan er bij should do? Weinig of geen? Dan werk je vooral op deadlines in plaats van op je doelen. Wie alleen must do's doet, blust brandjes.

Je hebt maar één resource en dat ben jij

In organisaties zitten de beste mensen in tien projecten tegelijk en wordt er gepland op hoop, niet op capaciteit. Deadlines schuiven, de kwaliteit zakt en mensen branden op. Bij een student heet dat: drie deadlines in dezelfde week, nachtwerk en een herexamen dat je leerkrediet en je zomer kost.

In oefening 3 rekende iedereen zijn eigen capaciteit uit. Start bij 168 uur per week. Trek er slapen, lessen, pendelen, je job, sport, eten en je sociaal leven af. Deel wat overblijft door twee, want niet elk vrij uur is een focusuur. Dat getal is je aanbod.

Daartegenover staat de vraag: de geschatte uren van je must do's en should do's, plus 25% buffer, want schattingen liggen bijna altijd te laag. Is de vraag groter dan het aanbod, dan betaal je het verschil terug in nachtwerk. En werk met maximaal drie taken tegelijk "in uitvoering".

Hoe eet je een olifant?

"Paper schrijven" kan je niet plannen, "drie bronnen samenvatten" wel. Grote taken deelden de studenten op in stappen van maximaal twee uur, met hulp van AI voor een eerste tijdsinschatting. Daarna ging alles in de agenda, in oefening 4, want een taak zonder tijdsblok is een wens:

• Blok eerst wat al vastligt: lessen, werk, sport.
• Vul de vrije tijd eerst met must do's, daarna pas de rest.
• Werk in blokken van maximaal twee uur.
• Laat elke dag een buffer vrij.
• Verdedig je blokken zoals je een les zou verdedigen. Een vriend die belt, is geen reden om te schuiven.

Wat niet past, gaat terug naar de vier beslissingen: schrappen, bundelen, doorgeven of parkeren. Wie alles inplant zonder iets te schrappen, zit bijna altijd boven zijn capaciteit.

AI stelt voor, jij kiest

Drie keer tijdens de sessie haalden de studenten Copilot erbij: om hun lijst mee te laten scoren, om een grote taak op te splitsen en om hun weekplanning door AI onderuit te laten halen als advocaat van de duivel. Telkens legden ze het voorstel van AI naast hun eigen keuzes.

De belangrijkste tip: vertel AI eerst wie je bent. Je jaar, je studierichting en je uren studentenjob bepalen wat impact heeft. Statistiek is voor een student psychologie een struikelvak, voor een student marketing een bijvak. Zonder het aantal uren van je job scoort AI je shift als lage impact en plant hij alsof je hele week vrij is. Je naam of studentennummer hoeven er niet in.

En AI rekent alleen met wat je opschrijft. Hij scoort je studentenjob laag, terwijl je zonder dat geld je kot niet kan betalen. Hij ziet "inschrijving sportclub sluit morgen" als urgent, terwijl je misschien niet eens wil sporten. Hij weet niet dat je groepsgenoten rekenen op jouw deel van de presentatie. Geld, energie en afspraken met anderen weeg je zelf mee.

Elke zondag: 15 minuten weekreview

Een planning is geen eenmalige oefening. Vijftien minuten op zondag besparen je uren tijdens de week:

• Kijk terug: wat is gelukt en wat niet?
• Herscoor: wat is erbij gekomen, wat is veranderd?
• Plan vooruit: welke top-5 past in je focusuren?

We sloten af met een commitment. Iedereen schreef twee dingen op: één taak die je deze week schrapt en één taak die als eerste in je agenda staat. En vertelde het aan zijn buur, want wie het hardop zegt, doet het sneller.

"Wie niet kiest, laat de deadlines kiezen."

Het AI-spiekbriefje: 4 prompts om je planning vol te houden

Alles uit de sessie staat op één spiekbriefje van twee pagina's: de vijf stappen op de eerste, vier prompts voor Copilot op de tweede. Kopieer de prompt en vul de [gekleurde stukken] in.

Ik ben [eerstejaars/tweedejaars/...] student [studierichting] en werk [X] uur per week als jobstudent.
Dit zijn mijn doelen voor deze periode:
1. [doel 1]
2. [doel 2]
3. [doel 3]

Hier is mijn takenlijst:
[plak je takenlijst]

Scoor elke taak op:
- Impact: hoeveel draagt ze bij aan mijn doelen? (1 = weinig, 3 = veel)
- Urgentie: hoe snel moet ze klaar zijn? (1 = kan wachten, 3 = deze week)

Zet het resultaat in een tabel met taak, gekoppeld doel, impact, urgentie, must/should/could/won't do now en een korte uitleg.
Markeer taken die bij geen enkel doel horen.

Ik ben [eerstejaars/tweedejaars/...] student [studierichting] en werk [X] uur per week als jobstudent.
Ik moet deze taak uitvoeren: [beschrijf de taak, bv. een paper van 2000 woorden over ...]
Deadline: [datum]

Deel deze taak op in concrete deelstappen van maximaal 2 uur.
Geef per stap een realistische tijdsinschatting voor iemand in mijn jaar en studierichting.
Tel daarna alles op en tel er 25% buffer bij voor onverwachte zaken.

Ik ben [eerstejaars/tweedejaars/...] student [studierichting] en werk [X] uur per week als jobstudent.
Dit is mijn planning voor volgende week:
[plak je planning: dag, tijdsblok, taak]

Ik heb deze week ongeveer [Y] uur echte focustijd.
Mijn 3 doelen zijn: [doelen]

Speel advocaat van de duivel:
- Is deze planning haalbaar? Waar loopt het vast?
- Welke taken zou je schrappen, uitstellen of verkleinen als ik moet kiezen?
- Waar ontbreekt buffer?
Blijf kort en concreet.

Ik ben [eerstejaars/tweedejaars/...] student [studierichting] en werk [X] uur per week als jobstudent.
Mijn 3 doelen zijn: [doelen]

Dit was mijn planning voor deze week:
[plak je planning]
Dit is gelukt: [...]
Dit is niet gelukt: [...]
Dit is erbij gekomen of veranderd: [...]

Volgende week heb ik ongeveer [Y] focusuren.

Help me terugkijken en vooruitplannen:
- Wat zegt het verschil tussen plan en realiteit over mijn inschattingen?
- Herscoor mijn open taken op impact en urgentie (1-3).
- Stel een top-5 voor die past in mijn focusuren, met 25% buffer.
Blijf kort en concreet.