De basis

Dit transcript is gemaakt op basis van een automatische transcriptie van de aflevering en licht opgekuist. Er kunnen nog kleine fouten in staan.

Hey, ik ben Elisa. En ik ben Brunhilde. En in deze podcast leggen wij uit waarom projecten beheren helemaal niet zo moeilijk is als het lijkt. Ben je bezig met een project en zie je door de bomen het bos niet meer? Dan zijn wij hier om jou te helpen. Wij zijn De Projectstudio.

Dag dames. Dag Jonas. Het is spannend wat we hier gaan doen. Zeker wel. Zitten jullie er klaar voor? Ik denk het. Nee. Jawel, jawel. Komt goed.

Dit is eigenlijk een tof idee dat we nu gaan uitwerken, ook voor jullie, want ik denk dat jullie veel te zeggen hebben voor veel ondernemers en bedrijven, en dat wil ik wel kunnen showcasen. Maar ik ga jullie het werk laten doen, het is jullie show. Misschien kunnen we eerst even een introductie doen, voor de luisteraars, om de wereld een beetje te schetsen.

Wat doet Elevora Solutions?

Oké. Ik ben Brunhilde. Ik ben Elisa. Wij helpen bedrijven met projectportfoliomanagement. Dat wil zeggen dat wij heel lang projectmanagers waren, en van projecten naar veel projecten naar het overzicht over alle projecten in een bedrijf zijn gegaan. Dat is dan portfoliomanagement.

En wij helpen bedrijven om daar een structuur rond op te zetten. Hoe beheer je al die projecten, hoe starten die op, hoe zorg je dat die op een nette manier hun hele levenscyclus doorlopen en op het einde ook netjes worden afgerond. Dat is wat wij eigenlijk doen.

Wij denken wel dat je dat op bredere schaal zou kunnen gebruiken. Dat ook mensen die niet per se projectmanager zijn, daar veel van kunnen leren. Ik noem het altijd de hard skills van projectmanagement, omdat het voor heel veel mensen van toepassing is. Wij hebben onlangs bijvoorbeeld op Thomas More een masterclass gegeven. Iedereen doet projectjes: je doet projectjes thuis, studenten doen projecten, bedrijven doen constant projecten. En het zijn altijd dezelfde fundamenten die terugkomen.

Maar we merken heel vaak, zeker in groeiende bedrijven, dat ze zo snel willen gaan dat ze niet altijd de beste stapjes zetten. Daar kunnen wij bij helpen.

En hoe is dat gekomen? Hoe zijn jullie gestart? Zoals Brunhilde al zei: wij zijn allebei gestart met kleinere projectjes, dan grotere projecten en programma's, en dan projectportfolio's. En we zijn elkaar op het werk tegengekomen. Dat klikte nogal goed. We vullen elkaar heel goed aan, dus dat marcheerde. Ze staat ook al drie jaar in mijn gsm als "Work Wifey".

Dus het idee was: als we nu eens bedrijven daarmee zouden helpen, want daar krijgen we de meeste energie van. En we werken al heel goed samen, dus laten we het samen doen. Zo zitten we in een zot avontuur, waarbij we ons eigen bedrijf gestart zijn en andere bedrijven helpen om die structuur op te zetten.

Maar jullie doen zelf geen projectmanagement? Nee, voor de duidelijkheid. Wij doen zelf geen projecten. Wij helpen bedrijven met hun structuur, zodat zij op een goede manier hun projecten kunnen managen. Wat per bedrijf eigenlijk ook wel een project is, want het is een eenmalige verandering. Die structuur uitrollen is natuurlijk ook een project op zich, en dat managen we wel.

Practice what you preach. We zeggen dat heel vaak: wat wij tegen bedrijven zeggen, moeten we zelf ook doen. Je scope bewaken, nadenken over je doelstellingen, bijhouden waar je staat in je tijd en wat je eraan spendeert, je resources in de gaten houden. Anders klopt het niet.

Wij noemen dat met een duur woord Project Portfolio Management Services. Maar uiteindelijk is het doel om een mooie, gebalanceerde roadmap te hebben in een bedrijf. Dat ze die rust terugvinden, dat iedereen die ermee bezig is het vlaggetje ziet staan en weet welke weg ze naar dat vlaggetje moeten nemen.

Waar begin je als je je projectwerking op orde wil zetten?

Maar we beginnen heel vaak met de fundamenten. Wat is een project? Wat jij beschrijft is geen project, dat is een proces. We beginnen echt met de basics, en zelden of nooit met dat projectportfoliomanagement.

We kijken eerst: hoe doe jij projecten? Hoe begin je? Welk project mag starten? Mag iedereen die een goed idee heeft zomaar een project starten? Hoe beslis je daarover? Daar beginnen we meestal mee. Het zijn alle processen rond projecten die we bij bedrijven vastpakken.

Wat wel belangrijk is: waar doet het voor dat bedrijf het meeste pijn? Elk bedrijf heeft zijn eigen pijntje. Bij sommigen is er gewoon chaos: we weten niet waar iedereen mee bezig is. Bij anderen wordt een project op een gegeven moment overgedragen naar de mensen van onderhoud, en die zijn dan niet tevreden, want die vinden dat er dingen niet gedaan zijn. Dus het hangt af van het bedrijf: waar zit je grootste pijn, waar zit je grootste probleem?

Waarom zet je er niet gewoon extra mensen of tools op?

Oké, interessant. Als je moet vergelijken wat jullie doen met iets, om het te vereenvoudigen: welke beeldspraak zou je gebruiken?

Ik denk dat wij vooral een rustpunt zijn. Ik heb heel vaak de indruk dat bedrijven in een race zitten. En wij zijn dat rustpunt ertussen, waar ze even kunnen bijtanken en zien: oké, hebben we alles mee? Het is die pitstop. En om even terug te vragen: wacht, waar zijn we eigenlijk naartoe aan het gaan? Hoe gaan we daar geraken? En dan terug in de juiste richting verder.

Wat we ook horen bij bedrijven: "Als jullie dat zo zeggen, klinkt het eigenlijk wel gemakkelijk." Terwijl zij in de chaos van de dag zitten, niet wetende wie met wat bezig is en waar ze hun focus eerst op moeten leggen. Dan is dat heel veel tegelijk. En wij leggen het uit alsof het "we zijn hier, we zetten die en die stappen, en dan zijn we daar" is.

Dat lijkt simpel, omdat wij met een heel andere focus binnenkomen en hen op dat stuk kunnen ondersteunen. Maar ik vind het fijn als bedrijven dat zeggen, want dan kunnen we het blijkbaar uitleggen op een manier die ze begrijpen. En inderdaad, het is allemaal zo moeilijk niet. Het is vaak gewoon de juiste focus hebben, een aantal dingen juist zetten, en dan komen de dingen terug in hun flow.

Wij proberen bij bedrijven ook altijd te vereenvoudigen. We zien heel vaak dat bedrijven of organisaties die tegen een probleem botsen, er gewoon extra mensen of extra tools tegenaan smijten om het op te lossen. Maar dat maakt het meestal nog moeilijker.

Ik heb jaren software-implementaties gedaan, en shit in is shit out, hè. Als je een software-implementatie doet zonder eerst je manier van werken te vereenvoudigen, kopieer je die complexiteit in je systeem. Dat wordt binnen de kortste keer een vuilbak. Daar moet je echt goed over nadenken. Misschien is dat de beeldspraak: wij proberen een framework, een kader te zetten, waardoor je op voorhand over je structuur nadenkt. Dan loopt het daarna veel gemakkelijker om nieuwe dingen te implementeren.

Ik ga erover nadenken, dat is een heel goede vraag, wat zo'n beeld voor ons is. Ik kom daarop terug, en dan zeg ik: Jonas, ik heb het gevonden.

Als je dat vraagt aan mensen die veel met sport bezig zijn, maken die er vaak een sportbeeld van, zoals: ik ben de trainer van een kanoteam. Daarom vind ik het interessant hoe jullie dat zien.

Dat doet mij denken aan Tia Hellebaut, de hoogspringster. Die liet de universiteit bekijken hoe ze bewoog, om beter te springen. Dat is het beeld. Dat heeft niet lang geduurd. Het is echt een stapje terugzetten en kijken: dit doe je al vrij goed, blijf dat zeker doen, maar als je een beetje meer zo beweegt, dan ga je hoger kunnen springen. Oké, dat is visueel duidelijk.

Hoe werken Elisa en Brunhilde samen?

Jullie zijn met twee. Hoe gaat dat voor jullie, en hoe komen jullie over bij bedrijven? Het is een duopakket. Een wervelwindduopakket, hebben we al vaak gehoord.

Dat is het mopje van de work wifey. Ik ben getrouwd, zij ook, niet met elkaar, maar we hebben precies ook een soort huwelijk samen, en dat marcheert heel goed. Mensen zeggen soms: dat is toch niet gemakkelijk, dat moet goed overeenkomen. Maar ik vind het veel gemakkelijker dan alleen ondernemen. Wie dat alleen doet: chapeau.

Wij hebben altijd iemand om mee te sparren en iets mee af te stemmen. Je moet natuurlijk goed klikken met de persoon met wie je het doet. Maar we zitten in een gemakkelijke flow: de ene schrijft een mail, de andere leest die na. De ene maakt een paar slides, de andere vervolledigt ze. We vullen elkaar echt gemakkelijk aan. Als een venndiagram: we zijn complementair genoeg, maar we overlappen op de juiste plaatsen.

Ik zou dit ook niet gedaan hebben zonder jou. Hands down. Ik denk niet dat ik een eigen bedrijf zou gestart zijn zonder Brunhilde. Dus: let's go.

En wat mogen mensen van jullie verwachten? Niet per se van wat jullie doen, maar van de ervaring. Jullie komen als package deal.

Zij is meer mevrouw theorie. Ze is heel goed in theoretische modellen, uitzoomen, de meta. En ik ben goed op de vloer, met mensen babbelen: wacht, is dat wel wat je vraagt, gaan we niet te snel, is dat wel wat jullie willen? Want als je iets doet voor een bedrijf, moeten die mensen dat nadien blijven gebruiken. Als zij niet mee zijn, hebben wij een rapport geschreven dat in de kast belandt, en dat zou ik heel erg vinden.

We zeggen vaak: ik ben goed van beneden naar boven, en zij van boven naar beneden. Ik vertrek van wat er al ligt en hoe we daarop verder bouwen. Elisa vertrekt van het theoretisch model en het kader van bovenaf. Halverwege vinden we elkaar.

Ik lees ook veel te veel onderzoeken en studies. Dan begin ik: "Ze hebben daar een studie over gedaan..." En dan zie ik Brunhilde al met haar ogen rollen: minder woordjes, Baetens. Dan is een podcast wel het ideale kanaal om al die woordjes kwijt te kunnen.

Voor wie is De Projectstudio?

Dan mijn volgende vraag: waarom zitten we hier? Goede vraag, Jonas. Omdat jij gevraagd hebt of we eens een podcast wilden opnemen. En omdat Brunhilde altijd op alles ja zegt, en Elisa dan zegt: oké, ik ga mee.

Nee, wij denken echt dat wat wij doen breder bruikbaar is. Zoals we al zeiden: iedereen doet projecten in zijn leven, en heel veel mensen komen ze tegen in hun werk. Ook al is je job geen projectmanagement, je komt weleens een project tegen. Je moet een nieuwe tool uitrollen, of er komt iets bij op je werk. Of privé: een verbouwing van je keuken. Dat zijn allemaal projecten. Veel van wat wij weten en toepassen, kan je ook in het dagelijks leven en in heel veel andere contexten gebruiken.

Ik merk dat zelf in een vzw waar ik terug in meedraai. Er was in een WhatsAppgroep een mega-discussie over de prijszetting. Die organiseren evenementen. Ik zag al die mensen met elkaar discussiëren: als we de prijs verhogen, gaan we mensen verliezen. Ja, maar zijn we zeker dat we met de huidige prijs nog uit de kosten geraken?

Ik heb me echt ingehouden, maar toen gezegd: jullie moeten eerst een consensus krijgen over wat we willen aanbieden. Wat is onze doelstelling? En dan is het puur een spanningsdriehoek: welke kwaliteit, welke scope wil je bieden? Hoeveel tijd wil je erin steken om dat te ontwikkelen? Want ze maken heel veel van hun props zelf. Koop je ze in China, of blijf je ze zelf maken, zodat het echt custom is en je die kwaliteit hebt? De prijs beweegt daarin mee. Ik heb het echt uitgelegd: jullie discussiëren over de prijs, maar je moet eerst kijken wat je doelstelling is en waar je de lat legt, en dan vul je de rest daarrond in.

Dus dat is in heel veel omgevingen en contexten van toepassing. En ik had ook gekeken: er zijn eigenlijk geen Nederlandstalige podcasts over projectmanagement. Dan moeten we daar iets aan doen. Of ik heb niet goed genoeg gezocht, dat kan ook. Als ze toch bestaan: laat het ons weten.

Ik vond de dynamiek tussen jullie twee ook heel tof. Dat werkt in een podcast, zeker als je het ook kan zien en niet alleen horen. Ik ben al fan. Is dat ook waarom jullie denken dat zo'n podcast nuttig kan zijn, omdat hij in het Nederlands nog niet bestaat?

Ja. Ik ben zelf ook echt een podcastmadam. Ik luister er heel graag naar en steek er veel van op. Dus de bedoeling is dat mensen luisteren en denken: dat is interessant, dat kan ik ergens toepassen. En niet alleen projectmanagers, ook mensen die er gewoon mee bezig zijn.

En we geven ook veel templates. Als je een planning wil maken, moet je dat niet supermoeilijk maken. Hier is een Excel, we hebben die voor je klaargezet. Hij staat op onze website, download hem maar. We vinden te vaak het warm water opnieuw uit, of vragen aan ChatGPT hoe het moet. Maar het is echt allemaal niet zo moeilijk, en je moet het ook niet moeilijk maken. Hier is iets dat je op weg helpt. Alsjeblieft.

En waarover willen jullie het in de volgende afleveringen hebben?

Over de basics van projectmanagement, zoals de spanningsdriehoek. Over doelstellingen: waar ligt je lat, waar wil je naartoe, en wat heb je daarvoor over? Dat is net als met een huis: als je een heel groot huis wil met zeven slaapkamers en zeven badkamers, doet dat iets met je prijs. Dat linkt meteen met je doel en je spanningsdriehoek, de heilige driehoek van projectmanagement: scope, timing en budget.

Ook methodieken. We merken dat veel mensen zeggen: we moeten agile werken. Agile is heel goed, maar je moet wel begrijpen wat het is. Best practices. Prioriteren: hoe prioriteer je, niet alleen in je projecten, maar ook in het dagelijks leven? Bij de studenten was daar veel enthousiasme over, omdat er ook bij hen heel veel tegelijk op afkomt. Hoe ga je daarmee om, hoe neem je daarin beslissingen? Planningen: hoe maak je een goede planning, hoe ga je om met afhankelijkheden tussen de verschillende delen, hoe maak je dat inzichtelijk? En zeker stakeholdermanagement: hoe neem je mensen mee in een verhaal? Dat vind ik altijd heel tof.

Dat is nog veel te vertellen. Hebben jullie eigenlijk al gezegd hoe jullie samen heten? Ah nee. Elevora Solutions. Ga allemaal naar www.elevorasolutions.be. Daar komt ook een tabblad De Projectstudio, specifiek voor de podcast.

Top. Ik kijk ernaar uit om mee te leren van wat jullie nog te vertellen hebben. En ik denk dat de luisteraars wel zullen blijven, want het zijn interessante en relevante topics die iedereen kan toepassen. Dat hopen we. Dan zie ik jullie bij de volgende aflevering. Merci, Jonas. Dank je, Jonas. Doei.