Bezint eer ge begint

Dit transcript is gemaakt op basis van de automatische ondertitels van de aflevering. Er kunnen nog kleine fouten in staan.

Waarom sta je stil bij de start van een project?

Bezint eer ge begint. Yes. Het begin van een project mega belangrijk. Ja, voilà. En daar willen we, omdat we het zo belangrijk vinden, vinden we het ook belangrijk dat we daar snel eens een aflevering over doen.

Oké. Bezint eer ge begint. En ja, dat klinkt nog wel iets dat voor iedereen toepasselijk is. Niet per se voor allez Nee, dat klopt. Dat klopt.

Maar ja, tenminste wat wij zeggen is voor iedereen toepast hè. Dus ja, dat was dat was het uitgangspunt hè. Nee, het uitgangspunt is eigenlijk als je a een project begint dat heel belangrijk is dat je heel helder hebt wat dat de doelstellingen zijn van uw project. Wat wil je daarmee bereiken? Wat zijn uw objectieven?

Waar ligt de lat? Vanaf wanneer is het project geslaagd? Of niet geslaagd. Ja. En dat lijkt voor de hand liggend, maar dat is het toch niet altijd.

Want een project begint uiteraard van een van een noodzaak, maar heel vaak komt er van alle andere dingen ook bij. Ah ja, dat is de noodzaak, de echte directe aanleiding. Maar nu dat we toch bezig zijn, gaan we ook iets anders meenemen, een tool mee veranderen of het lokaal wat uitbreiden of en de het uw hoofddoelstelling wordt daardoor soms wel eens een beetje uit het oog verloren. Dus dat is al een eerste reden denk ik waarom dat we dat wou we aanhalen. Ja.

En het hoekje zo het kantje ook van heel vaak zien we dat als een project geïnitieerd wordt dat ze op eigenlijk afkomen met een oplossing. In het geval van software is heel vaak we hebben een tool gezien en die kan keiveel en we willen hem of we willen inderdaad gaan uitbreiden, maar daar wordt eigenlijk niet genoeg gekeken in die fase naar wat is hier eigenlijk het probleem? Ja. En je merkt dat door naar het probleem te kijken je ook heel vaak andere inzichten krijgt naar wat is eigenlijk de gewenste oplossing? Want je zit daar vaak met zo wat een worteltje dat wordt voorgehouden door een tool, door een uitbreiding ofzo.

En heel vaak als je dan het stapje zet naar oké, wat wil je daar nu mee bereiken? Wat zijn de doelstellingen? Merkt je dat daar een mismatch is met de oplossing dat ze hebben aangereikt en eigenlijk wat ze effectief willen bereiken. Ja, dat is

Hoe maak je je doelstelling concreet?

Ja en in die zin helpt het ook om uw doelstelling of wat je wilt bereiken ja zo smart mogelijk te zeggen hè. Dus dus zo concreet mogelijk en echt en echt iets meetbaar. Ja. Maar Smart als in Ja, smart staat voor specifiek meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Ja, dan zeg je eigenlijk dat is een één van de basismethodieken om alles zo tastbaar en concreet te maken.

En als dat nu gaat over persoonlijke doelstellingen stellen, bijvoorbeeld als je naar naar ontwikkeling gaat kijken, maar ook even goed naar projecten, naar eigenlijk overal waar dat je doelstellingen wilt maken, hebt je zo van die methodiekjes. Ja, smart OKRs. Dat zijn allemaal zo methodiekjes dat je kunt gebruiken om dat ja tastbaar te maken op het einde van de rit. En ja, smart is de ja zo wat de dat is denk ik degene dat de meeste in de meeste projectmethodieken wel een keer gebruikt wordt. En zijn je dan fan van zo alleen het smart te gebruiken of alleé om voor te stellen of een combinatie van verschillende methodieken?

Eigenlijk hè, elk bedrijf heeft zo wat zijn cultuur en zo zijn methodiekjes dat ze gebruiken maakt eigenlijk niet uit. Ja, dat is eigenlijk al die methodieken en je ziet dat in projectmethodiek, maar ook in doelstellingen methodieken. Het gaat er gewoon over dat je reflecteert over waar wil je naartoe. Ja. En maakt iets meetbaar dat je achteraf kunt zeggen van hebben we dat nu bereikt of hebben we dat nu niet bereikt?

Ja, maakt dat zo concreet mogelijk. En soms wil dat ook zeggen dat je een beetje onderzoek moet doen naar in het in het waar we nu zijn bijvoorbeeld in het verleden veel betrokken geweest met kruispunten die worden heringericht. En dan is uw doelstelling heel vaak: "Ja, we willen dat kruispunt veiliger maken." Maar dat is iets dat totaal niet meetbaar is. Wat is veiliger? Hoe definieert gij veiliger?

Wilde gij dat dat er minder ongevallen zijn? Hoeveel ongevallen wilden dat er dan minder zijn? Hoeveel ongevallen zijn er dan vandaag? Dus je ziet dat waar dat je als je zegt: "Ja, we willen dat kruispunt veiliger maken." Iedereen is daarin mee. Er is niemand die dat daarop tegen is.

Maar de vraag is hoe veilig willen we het maken en voor wie willen we het veiliger maken en waar is de situatie nu? En door dat door dat soort punten ook echt te gaan benoemen en concreet te gaan maken gaat zien dat dat ook veel duidelijker is waar willen we eigenlijk echt naartoe? Nee. Ja, en bij als we dan kijken naar bijvoorbeeld software, we willen een nieuw klantenportaal implementeren. Oké, is goed, want ze hebben een toffe tool gezien dat dat allemaal kan.

Oké, ja, maar je wilt oké, je wilt een nieuw klantenportaal, maar wat wil je daarmee bereiken? En dan kun je echt zo'n ja gaan gaan kijken naar van oké, we gaan daar toch een paar meetpuntjes in zetten. Oké. En heel vaak moet je bij dat team of bij de mensen dat dat idee hebben dan heel zwaar gaan doorvragen van oké ja, maar waarom? Waarom?

Waarom? Waarom? En dan kom er heel vaak op hun wat dat ze eigenlijk echt willen veranderen. Bijvoorbeeld: "Ah ja, we willen dat het sneller gaat." Dat klanten, we zitten vandaag bijvoorbeeld op 12 dagen onboarding en we willen dat eigenlijk binnen drie dagen of binnen 15 minuten. Oké.

En dan dan gaat het eigenlijk gaan meetbaar maken en dan kun je ook achteraf gaan zeggen van is ons project nu eigenlijk geslaagd of niet geslaagd? Ja, dat is eigenlijk super belangrijk waarom dat je dat in het begin moet doen. Omdat je dan op uw einde eigenlijk uw cirkel rond kunt maken omdat als uw project dan klaar is zouden ook kunnen gaan meten is dat nu ook hebben we ons doel nu effectief bereikt. En dat kun je ook alleen maar weten wanneer dat je natuurlijk in het begin hebt afgesproken wat dat hoe dat de concrete doelstellingen zijn. Maar dat de concrete doelstelling zijn waar dat je naartoe hou.

Als je in het geval van dat kruispunt hebt gezegd: "Ja, we willen dat onze het aantal fietsongevallen halveert bijvoorbeeld." Dat is super concreet. En dan kun je ook gaan zeggen: "Oké, op een jaar tijd, we gaan dat dus een jaar meten na de herinrichting." En dan kunnen we vergelijken of dat we ook effectief geslaagd zijn in wat dat we wouden doen.

Hoe pak je dat aan bij een verbouwing?

Ja. Ja, maar jullie hebben ook wel de vorige afleveringen ook soms een voorbeeld gebracht van het bouwen. Kunt je dat hier ook doen van hoe moet je dat omvormen van oké je wilt het uitleggen van hoe dat je smart kunt gebruiken hoe dat je hè uw doelen kunt scherp stellen. Hoe zou je dat doen in de vorm van ik ga verbouwen? Dan spreek ik meestal van acceptatiecriteria.

Dat is echt en dat is altijd waar dat ik van zeg. Als je nog niet heel diep in uw definitie of in uw conceptfase zit, dan kun je echt gaan zeggen van wanneer gaat het tevreden zijn op het einde van de rit? Wat zie je? Wat voelde en wat weten dat je zo een paar ijkpuntjes gaat gaan zoeken. En dat kun je met een bouw ook doen.

Dat is echt als je een renovatie gaat doen van oké, maar wat is dan voor u als we hier met dit renovatietraject of met dit bouwt klaar zijn? Wat is echt wat moet hier minimaal zijn? En hoe voelt u daar dan bij? En dan gaat dat eigenlijk zo wat dat ja wat gaan verfijnen. Ja.

Waar ligt die lat? Wat waar ligt die lat waarna dat je tevreden gaat zijn? Ja en als je dat in een in een in een bouw of in een renovatie spreekt bij u thuis, dan is het gewoon denk daar eens op voorhand over na. Zolang dat je ook weet waar dat je naartoe wilt, wat uw stip is ofzo. En als je dat iets meer formeel doet, als je dat in een bedrijf ofzo doet, is dat maakt dat maakt dat maakt daar formeel iets van.

Schrijft daar iets van op papier, maakt daar een sommige bedrijven noemen dat dan een projectopening. Schrijft een project charter daarond. Noemt dat beest hoe dat je dat wilt. Dat hoeft helemaal zo ingewikkeld niet te zijn. Maar schrijf dat wel eventjes uit.

Want als jij het bij uw thuis verbouwt, dan moet jij misschien overleggen met misschien met uw partner, met wie dat je dat samen doet. Maar als gij in een bedrijf zoiets doet, dan bepaalt dat wel wat dat de verwachtingen zijn. En door dat eens uit te schrijven en daar eens over te praten, gaat je zien dat heel vaak die verwachtingen toch niet hetzelfde zijn. Dat mensen dan zoiets hebben: "Oei maar wacht, wacht, dat gaan we niet doen of wat? Want dat had ik wel gedacht dat dat erin moest staan." En dus dan helpt dat wel echt om dat uit te schrijven en om dat een beetje formeel te maken.

En die smart methodiek heb je de R. Dat is wel realistisch en zeker in een professionele context, maar ook in een bouw, wat eigenlijk ook een heel professionele context is. Jij gaat dan afkomen met uw specifieke meetbare dingetjes dat jij wilt hebben. En voor mij is dan pas acceptabel. Ja, maar dat moet ook nog realistisch zijn en tijdsgebonden.

En daar kom je dan terug aan die driehoek. Maar dat realistisch is je moet rekening houden met je constraints. En weet nog dat ik vorige keer had in de vorige aflevering had ik gezegd van ja hebt eigenlijk in die definitiefase, die denkfase gaat eigenlijk uw piketten gaan kloppen van je driehoek. En daar heb je dan de andere kant van de tafel dat gaat zeggen: "Ja, maar dat is niet realistisch. Bijvoorbeeld bouwmaterialen kosten zoveel." Of ja, en dan ook weer dat tijdsgebonden.

Wat gij wilt is bijvoorbeeld in de zomer niet mogelijk, want er is bouwverlof waaraan iedereen zich aan te houden heeft en we hebben dan niet de beschikbare mensen om daaraan te werken. En dan gebeurt eigenlijk uw reality check. Uw er realistisch. En zo is dat is eigenlijk altijd een conversatie hè om ja die lat te leggen. Want gij kunt van alles willen.

En zoals Brunhilde zei zo die verschillende visies dat je eigenlijk die violen gaat gelijkstemmen. Dat je allemaal de neuzen wel in dezelfde richting gaat krijgen. Dat is eigenlijk echt zo'n cruciaal moment. Want als je dat niet specifiek en meetbaar maakt, dan gaat het nooit echt 100% op dezelfde golflengte zitten. Je hebt altijd ja, u uw visie over iets is altijd super subjectief en je hebt daar altijd zo wat uw eigen mening over.

En ja, zelf wij hebben dat hè als wij toen dat wij ons bedrijf opgericht hebben, hebben wij dat ook gehad dat we zo heel hard meetbaar moesten maken. Dat je ze dat je dan een bepaald moment op momenten komt van ah dat bedoelde gij. Ah ja, nee, ik had dat in gedachte en je krijgt dat pas echt scherp als je dat heel ja smart of in key results ofzo gaat neerschrijven. Dan pas heb je uw reality check van zitten wij hier zelf op de op dezelfde golflengte en zelf dan nog hè in de details achteraf gaat nog altijd merken dat er verschillen zitten. Want dan zijn tenminste de grote lijnen gezet.

We gaan u ook helpen later in uw project als je vragen krijgt naar iets een uitbreiding van een scope ofzo bijvoorbeeld. Ja. In welke mate draagt dat bij ons oorspronkelijke doelstelling? Dus dat is zo een goede reflectiemomentje. Iedere keer als je zo ergens on de road, want dat gaat er sowieso tegenkomen, gaan er onverwachte zaken naar boven komen.

Wacht maar hoe reflecteert dat nu? Allez, ligt dat nu eens terug naast waar dat we oorspronkelijk hadden afgesproken? Wat is de doelstelling? Draagt dat daartoe bij of niet? Dus dat ja, en als je dat in het begin niet hebt gedaan dan gaat dat halverwege tegenkomen en dan gaat halverwege gaat er dan gaat er dan iets uitkomen van oei, dat moet erbij komen en dan gaat dat dan die discussie moeten voeren.

Maar dat is veel moeilijker als je dat in het begin hebt gedaan. Dan dan zit iedereen een beetje op hetzelfde blad en dan dan

Wie beslist over de doelen?

Maar dat is toch keicomplex dan toch als alleé stel als je kijkt naar echt bedrijven Hm hm. Met hoe meer mensen dat je dat moet doen, hoe complexer het toch wordt. Ja. En dan in het begin moet je eigenlijk uw rollen en uw verantwoordelijkheden afstemmen. Wat dat bijvoorbeeld een projectmanager zijn zijn een job is om die scoping en budget en dan de doelen te bewaken is bijvoorbeeld aan een projectdirecteur of een projectsponsor of hoe dat je dat wilt noemen.

Dus degene dat eigenlijk met de centjes over de brug komt voordat te realiseren, die heeft ook zijn rol daarin. En het is dan krijg je heel leuke discussies tussen bijvoorbeeld een een het projectteam dat zegt van ah nee, dat is echt super belangrijk dat we dat mee in scopen. Dat is een scope change. Dat we de scope verhogen en dan is eigenlijk aan de projectmanager om dan te zeggen van hey ja, maar als we dat doen gaan we een afwijking krijgen op tijd en budget. En dan is eigenlijk de beslissing aan de sponsor om te zeggen van pak doen we het wel of doen we het niet.

Ja. En dus die rollen en verantwoordelijkheden en zon een goede je altijd maakt in het begin zo wat een RACI over wie mag over wat beslissen. Want ja inderdaad in de professionele context dat kan heel snel heel complex worden. En dat is een heel groot verschil als je in een bedrijf binnenkomt waar dat ze met 1300 zijn versus bij 15. Ja.

Ja die die RACI die ziet er ook gewoon heel anders uit in dat soort bedrijven. Maar ja, dat is wel een heel terecht punt. Je moet daar goed over nadenken in het begin. En vandaar dat we ja nu deze aflevering echt willen zeggen van oké ja denk aan die doelstellingen. Waar ligt die lat?

En inderdaad die rollen en verantwoordelijkheden is een ander belangrijk component binnen die definitiefase. En die heeft daar uiteraard een impact op van wie mag beslissen over wat de doel doelen zijn en wie mag wie mag daarover beslissen. Dat is een gesprek. Ja. Ja.

Ja.

Wat is de grootste fout bij de start?

En en ja, wat zijn zo de grootste fouten dat jullie die vaak voorkomen bij zo dat ze het gewoon niet doen. Ja. Ja. Ja, dat is echt dat is ik weet dat ik al een paar keer heel vaak heb gezegd, maar dat is echt gewoon dat zijn de de meest gemaakte vergissingen. Dat is echt dat er dat ze zo in een tunnelvisie zitten van dit is hetgene wat we te doen hebben en dat ze die reflectie niet maken van wat willen we daarmee bereiken.

Ik heb dus dat eigenlijk direct dat je direct naar een oplossing gaan. Ja, direct is we gaan een tool kopen of we gaan dat gebouw renoveren. Waar waarom gaan we dat renoveren? Alleé, wat zit daarachter? Daar wordt niet over nagedacht.

D onmiddellijk de dat moet gerenoveerd worden, dat gaan we doen. En dan dat lijkt op dit moment super helder, maar als dat niet helder is waarom dat je dat doet, dan gaat die later dus die problemen tegenkomen, hè. Want dan gaat er een dan gaat er iemand een extra vraag stellen. Dan gaat er iets bijkomen. Dan vraagt er ineens iemand: "Maar zou we dat gebouw niet groter moeten maken?" Ja, maar dat weten we niet hè, want wat was eigenlijk ons doel?

Waarom zijn we dat gebouw aan het renoveren? Wat is de functie daarvan? Dus als je daar niet eerst hebt over nagedacht, dan gaat dat daarna sowieso ergens in de mist lopen. En als we dan kijken over bijbouwen, dat is ook iets wat heel vaak terugkomt, want ze zien mijn probleem. We hebben niet genoeg ruimte, maar misschien was de oplossing wel om eerst naar uw inrichting en uw doel te gaan kijken en uw u hoe organiseren wij ons en is het gebruik van dat gebouw wel correct en misschien kunnen we daar op een andere manier mee omgaan en kan dat efficiënter onlangs nog iets gehad waar dat er een projectaanvraag binnenkwam voor een gigantische zone bij te plaatsen.

Maar waar dat eerste reflex moet gebeuren van wacht hebben we dat eigenlijk echt wel nodig of kunnen we ons efficiënter gaan organiseren zodat we die zone niet nodig hebben? En als je dat niet meetbaar maakt of niet genoeg doorvraagt, want je kunt dat wel meetbaar maken hè. In dat specifieke geval konden perfect zeggen van ah ja, we willen minder frictie met onze klant dat op die terreinen zitten, want die hebben gebrek aan aan de ruimte. Als je daar uw doelstellingen opzet, dan geraakt je er misschien wel mee weg, maar je moet een paar keer waarom doorvragen. En ze zeggen dat zo.

Vijf keer waarom is zo is zo wel wat de vuistregel van vijf keer doorvragen waarom, waarom, waarom? En in dit geval zou we er echt op uit zijn gekomen van ja, maar wij gaan eigenlijk niet efficiënt om met ons gebruik van onze ruimte. Onze klant gaat er niet efficiënt mee om. Oké. Ja, maar ja, dan moet je echt gaan kijken van oké, waar zit die afweging?

Wilde daar dan wel mee doorgaan of wilde eerst een efficiëntieslag slaan? Want dat was een specifieke context waar dat ze echt relatief beperkt waren in ruimte en dat ze niet onbeperkt konden blijven uitbreiden. Dus ja. Ja. Blijven doorvragen.

Op zich is dat wel wel logisch dat je die Waarom stelt omdat dat kan bij alles zijn. Dat kan ook bij mij zijn, hè. Waarom Waarom doe je dat? Waarom wilt je dat doen? Of waarom wilt je dat juist doen?

Helpt gewoon voor je perspectief ook je voor je richting gewoon denk ik ja, absoluut. Maar vergeet alleé onderscheid niet hoe vaak dat toch niet gebeurt omdat ja in een bedrijf is het de dingen moeten snel gaan en ja en die iemand iemand ziet iets en ziet direct een oplossing of denkt dat hij een oplossing ziet. Hup. En we zijn allemaal vertrokken in die richting. Dus ja.

En daar wordt op dat moment ook gemerkt dat dat zo een vonk is dat heel snel gevoed wordt. Want ze hebben dan iemand gehoord waar dat goed heeft gewerkt hier tool. En ze laten dan dat bedrijf pitchen en dat dat bedrijf komt dat dan met een fantastische salespitch voorstellen. En dat is zo echt zo die wortel dat u wordt voorgehouden dat gaat alles oplossen. Ja, ik gaf daar juist voorbeeld van een nieuw klantenportaal.

Als je daar als dat uw een objective is van ja, we willen een state of the art klantenportaal waar onze klanten goed vlot al hun info vinden en eigenlijk vlot kunnen onboarden. Als je daar dan niet op voorhand uw key results bij zet bijvoorbeeld we wilden de onboarding met 70% inkorten, wat echt een hallucinante target was, maar dat was realistisch van een bedrijf waar ik een tijd geleden heb gezeten waar dat ze wouden doen. En ze wouden ook intern de resources, dus ze wouden eigenlijk naar productiviteit naar hun klantendienst eigenlijk ook daar op efficiëntie en productiviteit gaan werken. En pas toen dat we met de leverancier dan in gesprek gingen van oké, dit zijn onze keys dat we daar willen uithalen. Ah ja, maar ja, we weten wel niet of dat dat zo snel kan, want dat is niet compatibel met uw systeem.

En dan moeten we nog wel middleware gaan mee implementeren. En pas als dat gesprek begon voor voordat contract getekend was. Gelukkig. Maar ja, als je dat niet hebt neergeschreven en je kunt dat niet met een andere kant van de tafel dan bespreken de persoon alle de partij dat u gaat helpen voor die implementatie te doen. En dan gaan we weer over die realistisch en tijdsgebonden de RT ervan.

Ja, op dat moment kwam eigenlijk bij die klant naar boven van ah ja, maar het is niet acceptabel voor mijn A. En dan heb je echt zo een gesprek van ja, maar dat was eigenlijk wat wij wouden. En uiteindelijk is dat volledig project stopgezet. Zijn we terug gaan kijken van oké, we gaan echt een keer gaan kijken wat wij eigenlijk willen. En ze zijn eigenlijk tot de vaststelling gekomen dat een efficiëntieslag op hun huidig portaal eigenlijk de oplossing was.

Dus konden eigenlijk gewoon ze zijn met hun de huid niet meer nu de huidige niet meer, maar toen op dat moment wel nog de huidige software leverancier gaan spreken en ze zijn eigenlijk gaan kijken waar dat ze daar aanpassingen konden doen op de bestaande modules. Dat werkt gewoon veel beter. Ja, iedereen kende die een tool en je merkte gewoon dat ze daar veel gemakkelijker konden over babbelen. Maar ja, ja, dat is niet over nagedacht bij het lanceren. En je hebt dan iedereen zo echt zo enthousiast enthousiast gekregen over een tool dat alles gaat oplossen.

Maar eens dat je dan in gesprek gaat en je hebt op dat moment echt verwachtingen in uw organisatie gecreëerd over ah we gaat dat doen en dat gaat dat makkelijker gaan en gaat dat meer moeten doen. En iedere is dan mega enthousiast en dan moet je eigenlijk op bepaald moment dan toch uw staart gaan intrekken omdat je eigenlijk niet genoeg hebt gedacht over oké wat willen we hier eigenlijk gaan bereiken?

Wat wil je de luisteraar meegeven?

En wat is dan het laatste dat je wilt meegeven voor deze aflevering aan de luisteraar? Wat is er echt iets dat ze dat ze echt gewoon moeten registreren in hun in hun hoofd? Waarom? Denk na over waarom. Waarom?

Waarom? Dat is het echt belangrijkste. Ja. En ga gewoon over huid, hoofd, hart, buik. Wat wilde wat wilde wat wilden echt weten?

Wat wilden kunnen meten? Wat wilde voelen in uw hart? En wanneer gaat het mis voelen? Dat is ook zo. Wanneer voelt het mis aan?

Dat is zo dat dat buikgevoel dat zo niet goed zit. Benoemt dat ook een keer van wanneer gaat het niet goed aanvoelen? Omdat soms is dat gemakkelijker om te gaan ja, een beetje in detail gaan brengen van als het misgaat wat gaan we dan zien? En ook dat bespreekbaar maken met de mensen rond de tafel is denk ik de ja de beste. Ja.

Oké, dan met deze wijze woorden ga ik de aflevering afronden. Merci. Merci Jonas. Doeg. Bye.